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从事秘书工作的前提条件(图)
自我管理
从事秘书工作的思想准备(1)
从事秘书工作的思想准备(2)
秘书必备的品质(1)
秘书必备的品质(2)
秘书必备的能力(1)
秘书必备的能力(2)
秘书的仪表(1)
秘书的仪表(2)
注意保密
领导人选择秘书的标准
秘书的工作知识
秘书的日常工作(1)
秘书的日常工作(2)
秘书的日常工作(3)
给上司提建议
当上司不在的时候
当工作出现失误时
秘书工作的特点
提高工作质量与效率(1)
提高工作质量与效率(2)
处理好人际关系的意义
白领成功因素结构(图)
处理人际关系的基本原则(1)
处理人际关系的基本原则(2)
处理人际关系的基本方法(1)
处理人际关系的基本方法(2)
处理人际关系的基本方法(2)
与上司的关系(1)
与上司的关系(2)
与同事的关系(1)
与同事的关系(2)
与职能部门的关系
与客户的关系
交流沟通
沟通的基本原则
沟通的方式(1)
沟通的方式(2)
沟通的途经
沟通中应注意的问题(1)
沟通中应注意的问题(2)
上司办公室的管理(1)
上司办公室的管理(2)
上司办公室的管理(3)
办公室日常管理
案例1：电话号码
案例2：老总的照片
案例3：广告公司的电话
案例4：客户的牢骚
案例5：老总朝令夕改
案例6：男朋友的工作调动
案例7：老总的隐私
案例8：上司外出之后
案例9：上司挨骂
案例10：戴大墨镜的客人
案例11：老总父亲的生日
案例12：秘书的忠告
案例13：紧急意外事件
案例14：部门经理之间的矛盾
案例15：郊游
案例16：催材料
案例17：老总请客
案例18：老总正在谈判
案例19：会谈超时
案例20：意外的电话
从事秘书工作的前提条件(图)
第二章秘书的基本条件
第一节从事秘书工作的前提条件
秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。作为企业的领导人，他们都肩负重任，要为企业的生存与发展负责，因此，只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。
一、成熟的白领
1、职业要求
作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：
从上面这个图可以看出，在上司的决策过程中，上司决策所需的信息大多是由秘书传递给他的；同样，上司的指令也多是通过秘书发布出去的；在另一方面，各部门也包括客户需要向上司导反映的情况或要求，一般也是先通过秘书来传递。可以说，秘书工作在这种企业的运营过程中起着一种中枢神经的作用。因此，如果没有秘书的存在，企业运营的效率就有可能下降甚至处于瘫痪。
从这张图还可以看出，秘书每天都处在企业内部各种人际关系漩涡的中央，可以说牵一发而动全身。比如，秘书无意说的话或做的事，它们不仅有可能被认为那就是上司的旨意，而且有可能被无限放大，产生意外的影响。正因为秘书处于这么一个关键而又敏感的位置，所以，它要求秘书首先必须是一个成熟的白领。
2、白领成熟的标志
那么，白领成熟的标志是什么？白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题，而不再像做学生时那样依赖父母、老师、同事和上司。当然，他们的父母、上司与同事有责任和义务继续帮助和指导他们，但归根到底，她的工作和生活必须自己负责。如果她是一个刚从学校毕业走向职场的新人，只有当她意识到自己的行为要对自己的家庭、公司和社会责任时，她才开始算是一个成熟的白领。
一个成熟的秘书，她首先要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能进行自我管理。
自我管理
二、自我管理
由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。
1、学习管理
随着企业的发展和市场竞争越来越激烈，企业领导人面临的各种压力也越来越大，所以，他们对自己的助手----秘书的要求自然也就越来越高，因此，秘书必须提高自我学习能力，在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电。
秘书一般都工作繁忙，用来学习的时间有限，所以，秘书不能只凭兴趣读书，读书应该有一定的目的性。特别是在工作一段时间之后，知道自己哪些方面知识欠缺，自己在哪些方面应该“充电”。如果有针对性地读书，学习的效果往往事半功倍。
2、时间管理
秘书工作不仅繁琐，而且工作的内容变化快，经常同时要做几项工作，但每一项具体工作都有时间上的要求，必须在规定的时间内按质按量地完成工作，上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉。因此，秘书对自己的每一项工作都要清楚它需要花多少时间才能完成。为了保证工作的顺利和效率，在工作开始之前，就要对工作的步骤和程序确定好，做好工作计划。
3、健康管理
上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，秘书工作可以说既是脑力工作也是体力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。作为秘书，不仅要保持身体健康，而且还要保持心理健康。只有保持身心健康，才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是作为秘书最基本的条件。如果你今天头痛上医院，明天发烧在家休息，那你不仅不能完成自己的本职工作，你还会影响你的上司和整个部门的工作。因此，从平时起就要注意运动，每天保持充足的睡眠有规律的生活，按时定量用餐等。
对于年轻的秘书来说，由于收入有限，应该根据自己的实际情况来选择锻炼的方式，比如，打羽毛球或篮球，这类运动不仅实惠；而且很容易出汗，锻炼效果很好。如果工作繁忙，抽不出专门的时间进行锻炼，那就要见缝插针进行锻炼，比如在上下班的路上，少坐一两站公共汽车，用走路代替锻炼；为了增加运动量，尽量走得快些；平时一般不乘电梯和滚梯。
4、感情管理
秘书的感情管理就是不感情用事。秘书在日常工作中要与各种各样的人打交道，不能因为对方是自己的朋友或熟人，你就改变自己的接待方式或者公司的原则，比如向他透露公司机密；在另一方面，对于你眼中的“小人”或跟自己闹过矛盾的人，你就利用自己手中的“权力”故意刁难他。
感情管理的另一方面是控制办公室恋情的发生。同一公司员工之间不允许谈恋爱，这是现代职场一条潜规则。的确，喜欢一个人或讨厌一个人，都是与工作无关的个人隐私，但是办公室恋情是发生在工作场合，它不可能对秘书的工作没有一点影响。感情往往是在无意之中产生，如你讨厌某个人，你就有可能利用自己的职务之便，在有意或无意之中刁难他；如果对自己喜欢的人，则完全相反。而且，恋爱不成反成仇是难免的，一旦发生那种情况，工作更受影响。
5、金钱管理
在工作中无论是对外打交道，还是对内的管理，作为秘书，都要有成本意识。一些秘书要负责公司办公用品的采购、招待客人；为了提高资金使用效率，就要从自己的日常开销中保持一种节俭的习惯。
金钱管理的另一方面就是要有个人的“理财计划”，开始积累个人的“财产”。学会理财，也并不是处处节省，而是花同样的钱做更多的事。实现人生梦想的最重要也是最基本的工具就是金钱，没有金钱做基础，人生的任务理想都是空想。世道艰难，竞争激烈，说不定哪天你所在的公司因经营不善而倒闭，所以，秘书必须对自己的收入进行管理，以便工作无后顾之忧。
从事秘书工作的思想准备(1)
第二节从事秘书工作的思想准备
一、秘书新人的工作特点
秘书工作在现代企业管理中的作用是不言而喻的，但对于一些秘书新人来说，她们的工作往往又“简单”、繁重和待遇不高；对于另外一些秘书来说，她们的工作很“清闲”，整天无所事是，因此，在从事秘书工作之前，必须做好相应的思想准备。
1、工作“简单”
由于在各种秘书教科书和岗位说明书中，对于秘书这种职业到底是做什么的，几乎从来都没有具体说明过，因此，秘书工作长期以来给人的印象就是“打杂”，如前台值班、转接电话、给客人泡茶、清洁和整理办公室等。这些工作在那些踌躇满志的秘书新人的眼里可能都显得非常“简单”，没有什么含金量，所以，一秘书要不了多久就会失去工作激情，工作得过且过，应付了事。
2、工作繁重
秘书工作繁重主要表现在工作时间长，上班要比上司早到，下班要比上司晚走，而企业领导人加班是常事，所以，加班对于秘书来说也就成了家常便饭；由于秘书新人资历浅，部门内部一些粗活重活或没人愿意干的活也多是秘书新人来承担。因此，许多秘书感到工作繁重。
3、待遇较“低”
秘书的工作主要是“打杂”，难以量化，所以尽管秘书工作属于企业的高层管理，但许多秘书的身份只是一般的办事员，并没有什么特别的待遇，在奖金等方面，至少不如一般的业务人员多。
4、工作“清闲”
由于刚刚参加工作，缺乏工作经验、不熟悉公司业务流程、不了解上司的工作内容及工作习惯等，一些上司图省事只让秘书接接电话或给客人泡泡茶，因此，让一些秘书感到自己工作很“清闲”；她们空叹青春年华的流逝，上班只好靠上网聊天等方式来打发时间。
二、自我提升
由于秘书新人的工作存在上述特点，所以，刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人必须做好相应的思想准备，注意在工作中发挥主观能动性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的职位优势，在“打杂”过程中给自己创造机会，从而使自己尽快成长。
1、充分发挥主观能动性
这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总。张总正在市政府汇报工作，作为张总的秘书，于雪知道李行长是张总研究生班的同学，他与张总的私交不错。见于雪一时联系不上张总，李行长就对于雪说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约张总明早一起去看看老师。
“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便：“另外，看老师的时候，多少得送点钱，表示一下心意。我俩最好送一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”
张总到下午7点多才回到办公室，于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让张总不知所措，还是张总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问于雪。
“？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里对自己的不满。
问题出在哪里？
的确，吊唁师母是张总的私事，送多少钱和带什么东西去看老师，作为秘书，于雪都可以不闻不问；但是，这种“私事”如果处理得不好，它必然会影响张总的工作，因此，作为助手，于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理。既然是份内的工作，那么，于雪就应该充分发挥主观能动性，利用张总回来之前这一段时间做些相应的准确工作。比如，虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；如果送少了，人家又可能认为你寡情少义。因此，如果于雪还不知道这种送礼的行情，那就应该向部门或公司其他的人请教；如果公司的人不了解，可以问自己的亲戚朋友……于雪没有及时去了解这方面的情况，让上司失望，说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解；由于不了解自己的职责，所以在工作中缺乏主动积极的精神。
秘书并不是算盘珠子，上司拨一下你才动一下；很多时候需要秘书充分发挥主观能动性，自己去找事做。一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，老板的压力越来越大，因而对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。当然，秘书在发挥?己主观能动性的同时，必须注意自己是否越位。
2、提高工作的含金量
于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪来电话了：“于雪，你好！我是财务部的刘志。”
“刘总，您好！”
“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿饭。”
“老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给你电话。你看可以吗？”
“谢谢！”对方放下电话。
总裁散会后，于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁。总裁想了一会后反问于雪：“你看我有必要见这个马总吗？”
“？”于雪不知如何回答是好，总裁也显得很失望。
问题出在哪里？
作为秘书，传递信息是她的一项主要工作；在传递这种信息过程中，她必须做到准确与及时。从这个意义上来说，于雪完全履行了自己的职责，工作中不存在任何暇疵。但是，秘书又不是一个简单的传声筒，当她在传递这种信息过程中，应尽可能地给它增加“附加值”。
从事秘书工作的思想准备(2)
由于天地证券公司是财务总监介绍过来的，所以于雪应该知道总裁对这个证券公司不熟悉，因此，于雪在将“马总要求见面”的信息传递给总裁之前，她就应该想到总裁在做“见不见马总”这个决策的时候缺乏足够的信息，所以，于雪在将这个信息传递给上司之前，她就应尽可能地收集有关天地证券公司的信息；将有关天地公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天地证券公司”的网站，了解有关情况；做好相应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能提供天地公司的相关背景资料和马总来访的意图，这样，总裁就能作出自己的决策。
其实，对于秘书来说，不只是接打电话能增加工作“附加值”，几乎所有的秘书工都可以增加“附加值”，比如给客人泡茶的时候，给客人一个微笑，让客人感到更温馨；在给上司起草文件的时候，多加几幅图表，让简单枯燥的数字更直观，更生动……虽然秘书的主要工作是做“杂务”，但你不能只是机械地做，你要有精益求精的态度，尽量给自己的每一份工作增加“附加值”；如果你给自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量会大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司对你自然就会刮目相看。相反，如果你认为秘书工作只是“打杂”，那么，你的工作永远只能是“打杂”。
3、充分发挥职务优势
这是一家通讯辅助设备制造公司，这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会，并约好晚上一起吃饭。下午，老板就晚上见面的事与秘书于雪商量。
“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，我原准备让研发部的刘奇今晚一起去，但他太书生气，不会喝酒。除开销售部的王涛，你看今晚还派谁去比较合适？”老板兴致盎然地征求于雪的意见。
“我怎么知道？你是老板你定吧！”于雪诚恳地回答。
听于雪这么一说，老板兴致陡降，只好转移话题。他指着移动公司的宣传样本说：“这个上面SP(编者注：指内容提供商)这两个英文字母，它是什么意思？”
“对不起，我是学中文的，我也不知道这SP是什么意思。”于雪实事求是地回答。
“好吧，你出去忙吧！”老板明显地不高兴。
问题出在哪里？
秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实，所以，于雪不知道公司谁会喝酒和不能完全看懂客户的样本完全可以谅解。
随着市场竞争越来越激烈，上司面临的压力越来越大，对自己的助手的期望值越来越高，因此，作为秘书，应尽可能地提高自己的能力，以满足上司的工作要求。如果从这个角度看，作为老板的助手，于雪连公司几个高层管理人员的酒量如何都不清楚，主要客户的样本也看不懂，那就不能不说是一种失职。如果说这种失职还可以谅解的话，那么，在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不足积极采取措施“我去查一下”或“我去问一问”，则更不可原谅。
于雪的问题在于她安于现状，没有积极地利用自己的职务优势，充实和提高自己。作为秘书一定要学会利用自己的职位优势，突破自己本职工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样思考问题。
一般的